Karta katalogowa od wykonawcy: kiedy zamawiający musi ją ocenić?

Dwie części zamówienia wróciły do oceny

W przetargu na wyposażenie pracowni Fablab w Chrzanowie SWZ dopuszczała kartę katalogową urządzenia, oświadczenie producenta albo jego autoryzowanego przedstawiciela. Zamawiający odrzucił dokumenty sporządzone przez wykonawcę. Izba ustaliła, że wymogu pochodzenia karty od producenta w SWZ nie zapisano. Nakazała ponowne badanie ofert w częściach 5 i 7 oraz uchylenie ich unieważnienia.

W części 3 podobny argument dotyczący karty był trafny, ale wykonawca pozostawił poza odwołaniem osobną przyczynę odrzucenia związaną z deklaracją CE. W części 23 złożony dokument wskazywał końcówki 6 mm zamiast wymaganych 6,35 mm. Zarzuty dotyczące tych części zostały oddalone. Korzystne rozstrzygnięcie w sprawie pochodzenia kart nie rozwiązało pozostałych problemów oferty.

O możliwości uzupełnienia decyduje funkcja dokumentu

Przy problemie z załącznikiem ustal najpierw, czemu ma on służyć. Karta opisująca parametry urządzenia jest zwykle przedmiotowym środkiem dowodowym. Wykaz usług z referencjami dotyczy zdolności wykonawcy. Z kolei oznaczenie modelu w formularzu może określać samo zobowiązanie ofertowe. Każda z tych sytuacji wymaga innego sposobu postępowania.

Artykuł 107 pozwala wezwać do złożenia brakującego lub niekompletnego przedmiotowego środka dowodowego, jeśli zamawiający przewidział taką możliwość w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia. Wyłączenie dotyczy dowodów służących punktowanym cechom lub kryteriom, a także sytuacji, w których oferta i tak podlega odrzuceniu albo postępowanie unieważnieniu. Wyjaśnienie treści złożonego dokumentu ma odrębną podstawę w ust. 4.

Dla dokumentów podmiotowych art. 128 przewiduje również poprawianie błędów. Przy karcie technicznej z parametrem sprzecznym z OPZ trzeba natomiast ustalić, czy problem leży w dowodzie, czy w zaoferowanym świadczeniu. Samo nazwanie nowego pliku uzupełnieniem nie rozstrzyga tej kwestii.

Jak ocenić żądanie zamawiającego

Zestaw dosłowny zapis SWZ z żądaniem z wezwania. Sprawdź osobno rodzaj dokumentu, jego wystawcę, wymagane parametry oraz sposób ich wskazania. Taka analiza pozwala ustalić, czy zamawiający egzekwuje ogłoszony warunek, czy oczekuje dodatkowego dokumentu dopiero na etapie oceny.

Co przekazać osobie przygotowującej odwołanie

Przekaż SWZ z wyjaśnieniami, pliki rzeczywiście złożone na platformie, wszystkie wezwania i odpowiedzi oraz pełne uzasadnienie odrzucenia. Dołącz chronologię doręczeń. W porównaniu technicznym używaj oznaczenia dokładnie tego modelu i wariantu, który znalazł się w ofercie.

Przy kilku częściach przygotuj osobny zestaw przyczyn odrzucenia dla każdej z nich. Pełnomocnik powinien od razu widzieć, czy wyeliminowanie jednego zarzutu może zmienić wynik. To szczególnie ważne, gdy w jednej części nakładają się spór o pochodzenie karty, zgodność parametrów i uprawnienie do wystawienia innego dokumentu.