Rozpisz oddzielnie terminy postępowania i zadania zespołu. Przy każdym obowiązku potrzebujesz aktualnego źródła, wersji dokumentu, osoby odpowiedzialnej oraz dowodu wykonania. Zmiana jednej daty wymaga sprawdzenia zależności, nie automatycznego przesunięcia całego planu.
| Rodzaj | Przykład | Sposób ustalenia |
|---|---|---|
| Termin postępowania | Złożenie oferty | Aktualna dokumentacja i opublikowane zmiany |
| Termin wymagający oceny prawnej | Wniosek o wyjaśnienie albo odwołanie | Właściwe przepisy i okoliczności sprawy |
| Termin wewnętrzny | Kontrola ceny i podpis | Dostępność ludzi oraz zależności zadań |
Która data dotyczy złożenia oferty, a która późniejszych obowiązków?
Wpis „przetarg: piątek” nie wystarczy osobie, która ma przygotować dokumenty. Nie wiadomo, czy chodzi o wysłanie oferty, otwarcie, wizję lokalną czy wewnętrzne zatwierdzenie ceny. Zacznij od nazwania zdarzeń. Przepisz datę i godzinę tam, gdzie zostały podane, a przy okresie zapisz również zdarzenie, od którego jest liczony.
Nie wszystkie terminy wynikają z tego samego źródła. Część odczytasz z dokumentacji, inne wymagają zastosowania właściwych przepisów do konkretnej sytuacji. Własne daty pracy zespołu oznacz jako wewnętrzne, żeby nikt nie pomylił ich z terminem zamawiającego.
- Składanie ofert: ostateczny termin przekazania oferty; otwarcie zapisz oddzielnie.
- Pytania: termin wpływu wniosku powiązany z obowiązkiem udzielenia wyjaśnień.
- Związanie ofertą: okres dotyczący złożonej oferty, nie czas wykonania prac.
- Wadium: wniesienie oraz okres zabezpieczenia, jeżeli jest wymagane.
- Realizacja: rozpoczęcie, etapy, odbiory i zależności opisane w umowie.
- Wezwania i środki ochrony prawnej: osobne terminy wymagające bieżącej kontroli.
Co dopisać przy każdej dacie?
Przy każdej dacie zapisz zadanie, osobę odpowiedzialną i źródło: punkt SWZ lub komunikat o zmianie. Dodaj oznaczenie wersji dokumentu oraz datę jego publikacji. Dzięki temu po kolejnej zmianie łatwo sprawdzisz, które terminy trzeba poprawić.
Przypisz zadania konkretnym osobom i ustal zastępstwo na czas ich nieobecności. W tabeli poniżej pokazujemy, jak zapisać terminy wraz ze źródłami.
| Zdarzenie | Źródło | Wersja | Osoba odpowiedzialna | Czynność |
|---|---|---|---|---|
| Złożenie oferty | SWZ, rozdział 15 | Zmiana nr 2 | Koordynator | Wysłać i zachować potwierdzenie |
| Zatwierdzenie ceny | Wewnętrzny plan zespołu | Plan nr 3 | Osoba zatwierdzająca | Zaakceptować wskazany plik wyceny |
| Wadium | SWZ, rozdział 12 | SWZ oraz zmiana nr 2 | Osoba z finansów | Sprawdzić formę, treść i okres zabezpieczenia |
Ile czasu zostawić na podpis i wysłanie?
Rozpisz pracę od planowanej wysyłki wstecz: podpisanie plików, zatwierdzenie ceny, zebranie wycen dostawców. Z każdą osobą ustal czas potrzebny na jej zadanie i dzień, w którym może je wykonać.
Sprawdź wcześniej dostęp do platformy oraz instrukcję składania oferty. W e-Zamówieniach znajdziesz ją w centrum pomocy. Zaplanuj czas na przesłanie wszystkich plików, sprawdzenie podpisów i rozwiązanie ewentualnych problemów technicznych.
Jak może wyglądać ostatni tydzień pracy?
Przykładowy plan zaczyna się po zebraniu dokumentacji i wycen dostawców. Terminy pytań, odwołań i związania ofertą wpisz osobno, na podstawie przepisów i dokumentów postępowania.
Przykład: oferta na dostawę wyposażenia
Przyjmijmy, że aktualna dokumentacja wskazuje piątek, godzinę 12:00 jako termin składania ofert. Zespół rezerwuje wcześniejsze godziny na własne czynności, nie zmieniając terminu zamawiającego.
- Poniedziałek do 14:00: koordynator porównuje formularze z aktualnymi załącznikami i ustala, kto uzupełni brakujące informacje.
- Wtorek do 15:00: osoba techniczna potwierdza parametry dostawy, a osoba z finansów potwierdza koszt i dostępność zabezpieczenia.
- Środa do 13:00: osoba uprawniona zatwierdza cenę; druga osoba sprawdza zgodność kwot w dokumentach.
- Czwartek rano: koordynator kontroluje nowe publikacje. Po uwzględnieniu zmian zespół podpisuje i składa ofertę, zachowując potwierdzenie.
- Piątek rano: koordynator ponownie sprawdza komunikaty i ocenia, czy trzeba podjąć dodatkowe czynności dotyczące wcześniej złożonej oferty.
Jeśli we wtorek dostawca nadal nie potwierdził ceny, ustal nowy termin odpowiedzi i przekaż go osobie zatwierdzającej wycenę. Sprawdź, ile czasu zostanie wtedy na podpisanie i wysłanie oferty.
Zamawiający przesunął termin. Co poprawić w planie?
Zachowaj poprzedni wpis i odnotuj komunikat, który go zmienił. Następnie sprawdź zależne zadania: ważność wycen dostawców, dostępność podpisującego i zabezpieczenie. Nie przesuwaj całej tabeli o tę samą liczbę dni. Termin realizacji może pozostać bez zmian, więc dodatkowy czas na ofertę nie musi oznaczać dodatkowego czasu na dostawę.
Nie zakładaj też, że termin na pytania biegnie od nowa: sprawdź art. 135 ust. 4 albo art. 284 ust. 5 PZP, zależnie od postępowania. Osobom przygotowującym ofertę przekaż konkretnie, które dane i pliki wymagają ponownej kontroli.
Kto sprawdza wiadomości po wysłaniu oferty?
Wyznacz osobę, która będzie sprawdzać korespondencję po złożeniu oferty, oraz jej zastępcę. Każde wezwanie przekaż osobie przygotowującej odpowiedź wraz z terminem i listą wymaganych dokumentów. Poproś ją o potwierdzenie odbioru.
Przy przekazaniu sprawy zastępcy wskaż zadania do wykonania, terminy i miejsce przechowywania dokumentów. Jeśli sposób obliczenia terminu budzi wątpliwości, skonsultuj go z prawnikiem, przekazując wezwanie oraz datę jego doręczenia.
Pytania i odpowiedzi
Czy termin otwarcia można wpisać jako termin wysłania?
Nie. To odrębne zdarzenia. Termin złożenia przepisz z aktualnej dokumentacji razem z godziną; informacja o późniejszym otwarciu nie daje dodatkowego czasu na wysłanie.
Czy wystarczy samo przypomnienie w kalendarzu?
Przypomnienie nie pokazuje źródła ani wykonania zadania. Dodaj odnośnik do dokumentu, odpowiedzialną osobę i miejsce przechowywania potwierdzenia.
Czy wzór tygodnia wyznacza termin zadania pytania?
Nie. Przykład organizuje pracę po osobnym sprawdzeniu terminów prawnych. Nie służy do obliczania dat wniosków o wyjaśnienie ani odwołań.
Jak ustalić termin składania ofert?
Sprawdź datę i godzinę w aktualnej dokumentacji oraz wszystkie opublikowane zmiany. Zapisz osobno termin złożenia i termin otwarcia ofert. Zaplanuj podpis i wysyłkę wcześniej, uwzględniając wymagania platformy.
Źródła i dalsza lektura
PZP: art. 97 ust. 5 i 6, art. 135 i 137 oraz art. 284 i 286, odpowiednio do postępowania. Harmonogram tygodnia jest autorskim przykładem organizacyjnym.
Prawo zamówień publicznych: tekst ujednolicony w ELIe-Zamówienia: instrukcje komunikacji, ofert, filtrów i subskrypcjiCo zrobić teraz?
- Przepisz daty z dokumentacji wraz ze źródłem.
Osobne wpisy dla złożenia i otwarcia ofert, pytań oraz związania ofertą. Przy każdym: data, godzina, źródło i osoba odpowiedzialna.
- Rozpisz pracę wstecz od wysyłki.
Potwierdzone terminy wycen, zatwierdzenia ceny, podpisania i kontroli. W planie wpisz je obok terminów zamawiającego.
- Po przesunięciu terminu sprawdź zależne zadania.
Aktualne daty ważności wycen i zabezpieczenia, dostępność podpisującego oraz potwierdzony termin dostawy.
Analizy spraw i pojęcia do tego tematu
- Czy termin otwarcia można wpisać jako termin wysłania?
- Czy wystarczy samo przypomnienie w kalendarzu?