Kryteria oceny ofert opisują sposób wyboru najkorzystniejszej oferty. Punkty zależą od kryteriów, ich wag i metody oceny określonych w dokumentacji. Najniższa cena nie zawsze daje zwycięstwo: liczą się także punktowane cechy, jeśli przewidziano je w postępowaniu.
| Oferta | Obliczenie | Łącznie |
|---|---|---|
| A: 100 000 zł, 24 miesiące | 100 000 / 100 000 × 60 + 0 | 60 pkt |
| B: 110 000 zł, 36 miesięcy | 100 000 / 110 000 × 60 + 40 | około 94,55 pkt |
| Założenie | 24 miesiące = 0 pkt; 36 miesięcy = 40 pkt | Obie oferty spełniają wymagania |
Co oznaczają kryteria oceny ofert?
Kryteria oceny ofert określają, jak zamawiający porówna oferty. Mogą uwzględniać cenę lub koszt i aspekty jakościowe. Nie są tym samym co warunki udziału: warunki dotyczą kwalifikacji wykonawcy, a kryteria służą wyborowi najkorzystniejszej oferty.
PZP wiąże ocenę z kryteriami zapisanymi w dokumentach zamówienia. Dlatego nie przyjmuj automatycznie, że wygrywa najniższa cena albo że każde postępowanie stosuje układ 60% ceny i 40% jakości. Przeczytaj całą metodę oceny, nie tylko tabelę wag.
Sprawdź sposób przyznawania punktów
Dla każdego kryterium zapisz jego wagę, jednostkę, sposób obliczania punktów oraz wymagane potwierdzenie. Zwróć uwagę na granice: minimalny akceptowalny parametr, przedziały punktacji i maksymalną wartość dającą dodatkowe punkty.
Jeśli gwarancja jest punktowana tylko do 36 miesięcy, zaoferowanie 48 miesięcy może zwiększyć Twoje zobowiązanie bez poprawienia wyniku. Progi punktacji sprawdź w swojej SWZ.
Przykład: cena i gwarancja w ocenie ofert
Na potrzeby przykładu przyjmijmy dwa kryteria: cenę z wagą 60 punktów i gwarancję z wagą 40 punktów. Punkty za cenę to najniższa oceniana cena podzielona przez cenę danej oferty, pomnożona przez 60. Gwarancja 24 miesiące daje 0 punktów, a 36 miesięcy daje 40 punktów.
Oferta A: 100 000 zł i 24 miesiące gwarancji, czyli 60 + 0 = 60 punktów. Oferta B: 110 000 zł i 36 miesięcy gwarancji, czyli około 54,55 + 40 = 94,55 punktu. Przy tych założeniach B wygrywa pomimo wyższej ceny. Obie oferty w przykładzie spełniają wymagania i nie podlegają odrzuceniu.
To wyłącznie ilustracja. W realnym postępowaniu stosuj jego reguły, w tym zasady zaokrągleń, oceny brakujących deklaracji i rozstrzygania remisów. Nie znając cen konkurentów, możesz przygotować scenariusze, ale nie znasz jeszcze własnego wyniku za cenę.
Dodatkowe punkty oznaczają dodatkowe zobowiązania
Krótszy termin, dłuższa gwarancja lub szybsza reakcja serwisu to nie tylko pozycje w tabeli oceny. Porównaj tę deklarację z kosztami pracy zespołu, części zamiennych i zapewnienia dostępności oraz z odpowiedzialnością za realizację.
Przed zatwierdzeniem oferty porównaj kilka wariantów: dodatkowe punkty, koszt zobowiązania i możliwość jego dotrzymania. Nie deklaruj parametru tylko dlatego, że pozwala uzyskać maksimum punktów. Sprawdź jego wpływ na umowę i marżę.
Czy przewaga B utrzyma się przy innej ofercie A?
Rozwiń wcześniejszy przykład 60/40, pozostawiając cenę B na poziomie 110 000 zł i gwarancję 36 miesięcy. Zmieniaj tylko założenia dotyczące A. Nadal przyjmujemy dwie oceniane oferty, ten sam wzór ceny oraz 0 punktów za 24 miesiące i 40 za 36 miesięcy gwarancji. Kwoty w obu ofertach mają tę samą podstawę porównania.
Tabela porównuje kilka wariantów ceny konkurenta. Sumy zaokrąglono do dwóch miejsc po obliczeniu punktów. W ostatnim wierszu oferta B traci przewagę wskutek zmiany ceny oferty A.
| Wariant A | Punkty A | Punkty B | Wynik porównania |
|---|---|---|---|
| 90 000 zł, 24 miesiące | 60,00 | 89,09 | B ma przewagę 29,09 pkt |
| 105 000 zł, 24 miesiące | 60,00 | 97,27 | B ma przewagę 37,27 pkt |
| 100 000 zł, 36 miesięcy | 100,00 | 94,55 | A ma przewagę 5,45 pkt |
Ile zostaje po opłaceniu dodatkowego roku gwarancji?
Do rachunku rentowności użyj przychodów i kosztów na spójnej podstawie, zamiast mieszać cenę brutto do punktacji z kosztami netto. Poproś serwis o wycenę dodatkowego okresu: pracy, dojazdów, części i ewentualnej obsługi przez zewnętrzną firmę. Sprawdź, co obejmuje gwarancja producenta, a co miałoby obciążyć wykonawcę.
Przykład: dodatkowe punkty kosztują 3 000 zł
To osobna kalkulacja wewnętrzna, nie przeliczenie cen A i B. Przyjmujemy 100 000 zł przychodu netto i 90 000 zł kosztów bez podlegającego odliczeniu VAT, obejmujących już obsługę przez 24 miesiące.
- Dla 36 miesięcy zespół zakłada dodatkowy koszt 3 000 zł. Koszt całkowity wynosi więc 93 000 zł, a nadwyżka maleje z 10 000 zł do 7 000 zł.
- Przy tej samej cenie uzyskanie dodatkowych 40 punktów według przyjętej reguły oznacza zmniejszenie początkowej nadwyżki o 30%. Nie jest to 30% przychodu ani gwarancja wygranej.
- Osoba zatwierdzająca cenę sprawdza, czy 7 000 zł wystarcza przy pozostałych założeniach i czy koszt serwisu został potwierdzony, czy tylko oszacowany.
Kwota 3 000 zł jest założeniem przykładu. Gdy wycena serwisu się zmieni, trzeba ponownie porównać opłacalność wariantów, nawet jeśli punktacja pozostanie taka sama.
Co ponownie policzyć po podniesieniu ceny?
Jeśli przenosisz koszt dłuższej gwarancji do ceny oferty, może zmienić się także wynik za cenę. Nie porównuj nowej nadwyżki z punktacją policzoną dla starej kwoty. Dla każdego rozważanego wariantu zachowaj razem cenę, deklarację gwarancji, koszt jej obsługi i założenia o pozostałych ofertach.
Jeśli oba warianty dają tyle samo punktów pozacenowych, porównaj ich koszty. Przed podpisaniem sprawdź, czy deklarowana gwarancja i zakres serwisu odpowiadają kalkulacji.
Pytania i odpowiedzi
Czy cena zawsze musi mieć wagę 60%?
Wagi i metodę oceny odczytaj z dokumentacji danego postępowania. PZP określa zasady ich ustalania zależnie od sytuacji zamawiającego.
Czy da się obliczyć wynik przed otwarciem ofert?
Możesz ocenić własne deklaracje i przygotować warianty. Jeśli wzór ceny odwołuje się do najniższej ocenianej oferty, ostatecznego wyniku nie znasz przed poznaniem danych konkurentów i ustaleniem ofert podlegających ocenie.
Źródła i dalsza lektura
PZP: art. 239–247. Założenia obliczeń podano przy tabeli.
PZP: wybór oferty i kryteria oceny, art. 239–247Prawo zamówień publicznych: akt i powiązane teksty jednoliteCo zrobić teraz?
- Przepisz wzór ceny i zasady punktów pozacenowych.
Wagi, progi, wymagane deklaracje i zasady zaokrągleń z aktualnej SWZ.
- Porównaj dwa konkretne zestawy ceny i deklaracji.
Porównanie wybranych wariantów z osobną punktacją za cenę i pozostałe kryteria.
- Potwierdź koszt dodatkowego zobowiązania.
Osoba realizująca zamówienie akceptuje oferowaną gwarancję, termin lub parametry, a wycena obejmuje ich koszt.
Analizy spraw i pojęcia do tego tematu
- Kryteria oceny ofert
- Czy cena zawsze musi mieć wagę 60%?
- Czy da się obliczyć wynik przed otwarciem ofert?