Pytania do SWZ: cztery przykłady konkretnych wniosków

Co dokładnie uniemożliwia Ci przygotowanie oferty?

Nazwij problem jednym zdaniem: nie znam liczby urządzeń albo nie wiem, kiedy zaczyna się czas naprawy. Znajdź zapis powodujący wątpliwość i sprawdź opublikowane odpowiedzi. Być może tę sprawę już wyjaśniono.

Który przepis i kanał komunikacji dotyczą tego postępowania?

Art. 135 PZP reguluje wyjaśnienia SWZ w przetargu nieograniczonym w reżimie unijnym, a art. 284 dotyczy trybu podstawowego poniżej progów unijnych. W innych trybach trzeba sprawdzić właściwe odesłania. Nie istnieje jedna liczba dni właściwa dla wszystkich pytań; znaczenie ma również termin wpływu wniosku.

Wyślij pytanie kanałem wskazanym w dokumentacji i zachowaj potwierdzenie. Po przedłużeniu składania ofert sprawdź termin na pytania zgodnie z art. 135 ust. 4 albo art. 284 ust. 5 PZP. Zamawiający publikuje pytania i odpowiedzi bez ujawniania źródła zapytania, dlatego ogranicz treść do informacji potrzebnych do wyjaśnienia wymagania.

OPZ wymaga 40 zestawów, a formularz zawiera 60 monitorów

Przykład: OPZ, wersja 1, punkt 3.2: „40 zestawów: komputer i jeden monitor”. Formularz cenowy, wersja 1, pozycja 2: „monitory: 60 sztuk”. Trzeba ustalić, czy wycena ma obejmować dodatkowych dwadzieścia monitorów.

Zbyt ogólnie: „Prosimy o wyjaśnienie liczby sprzętu”. Nie wiadomo, o które pozycje chodzi.

Pytanie do wysłania: „W OPZ, wersja 1, pkt 3.2 wskazano 40 zestawów z jednym monitorem, natomiast w formularzu cenowym, wersja 1, poz. 2 wskazano 60 monitorów. Rozbieżność wpływa na liczbę wycenianych urządzeń. Czy zamówienie obejmuje łącznie 40 czy 60 monitorów? Jeśli 60, prosimy o potwierdzenie, że 20 sztuk stanowi dodatkową dostawę poza zestawami, oraz o ujednolicenie odpowiednich zapisów”.

Jak rozróżnić czas reakcji i czas naprawy?

W kolejnym przykładzie OPZ, pkt 7.1 wymaga „reakcji serwisu do 2 godzin od zgłoszenia”, a projekt umowy, § 8 ust. 2: „usunięcia awarii do 2 godzin od zgłoszenia”. Oba obowiązki mogą obowiązywać jednocześnie. Do wyceny potrzebujesz czasu na przyjęcie zgłoszenia, diagnozę, dojazd i przywrócenie działania urządzenia.

Zbyt ogólnie: „Czy można zmienić warunki serwisu?”. Nie wiadomo, co wymaga wyjaśnienia.

Pytanie do wysłania: „OPZ w pkt 7.1 przewiduje dwie godziny na reakcję, a § 8 ust. 2 projektu umowy dwie godziny na usunięcie awarii. Prosimy potwierdzić, czy oba obowiązki mają być spełnione w tym czasie, oraz wskazać zdarzenie rozpoczynające liczenie każdego okresu i godziny, w których biegnie. Informacje te są potrzebne do zaplanowania dyżuru i zapasu urządzeń”.

Przedmiar i rysunek pokazują różne powierzchnie

Fikcyjny przedmiar robót, poz. 18: „nawierzchnia z kostki: 1200 m²”. Rysunek Z-03, tabela powierzchni: „nawierzchnia projektowana: 1450 m²”. Nie wiadomo, czy rysunek obejmuje dodatkowy obszar, czy jeden z dokumentów zawiera błąd.

Zbyt ogólnie: „Prosimy poprawić przedmiar”. Nie ustalono jeszcze, skąd pochodzi różnica.

Pytanie do wysłania: „Poz. 18 przedmiaru wskazuje 1200 m² nawierzchni, a tabela na rysunku Z-03 wskazuje 1450 m². Różnica 250 m² wpływa na ilość materiału i robocizny. Prosimy określić powierzchnię objętą zamówieniem, wskazać jej granice na rysunku oraz wyjaśnić, czy konieczna jest korekta przedmiaru lub dokumentacji projektowej”.

Sześć grup szkoleniowych czy jedno spotkanie?

Fikcyjny OPZ, pkt 4: „72 uczestników w sześciu grupach po 12 osób, każda grupa realizuje 8 godzin szkolenia”. Załącznik H, wiersz 1: „jedno szkolenie ośmiogodzinne dla 72 osób”. Pierwszy wariant wymaga 48 godzin prowadzenia zajęć, drugi ośmiu; zakładamy tę samą definicję godziny w obu plikach.

Zbyt ogólnie: „Prosimy doprecyzować harmonogram szkoleń”. Bez wskazania różnicy trudno odpowiedzieć.

Pytanie do wysłania: „Pkt 4 OPZ przewiduje sześć grup realizujących po osiem godzin zajęć, natomiast wiersz 1 załącznika H opisuje jedno ośmiogodzinne szkolenie dla wszystkich 72 osób. Prosimy potwierdzić liczbę grup i godzin zajęć dla każdej z nich oraz odpowiednio poprawić harmonogram. Dane te są potrzebne do wyceny pracy trenerów i sal”.

Wyjaśnienia bez nowej wersji załącznika: przykład z KIO

W sprawie KIO 2511/22 spór dotyczył między innymi parametrów punktów dostępowych Wi-Fi. Zamawiający wyjaśnił wymaganie przed terminem składania ofert, ale nie poprawił osobno OPZ. Odwołujący twierdził, że należy więc stosować pierwotny zapis załącznika.

Izba nie podzieliła tego stanowiska. Wskazała, że wykonawcy powinni przygotowywać oferty z uwzględnieniem opublikowanych odpowiedzi, a uznanie wyjaśnienia za zmianę nie wymaga za każdym razem wydania poprawionej dokumentacji.

W praktyce oznacza to, że nie wystarczy porównać dat plików w folderze. Jeśli odpowiedź zmienia parametr, wpisz ją do zestawienia wymagań i przekaż osobie dobierającej urządzenia, nawet gdy nazwa i zawartość starego załącznika pozostały bez zmian.

Odpowiedź przyszła. Które pliki trzeba teraz poprawić?

Przeczytaj odpowiedź razem ze zmianami dokumentacji. Przypisz ją do pierwotnego pytania i sprawdź, czy rozstrzyga całą wątpliwość. Gdy pozostaje luka, opisz ją w kolejnym pytaniu, uwzględniając zasady i terminy postępowania.