W przykładzie przygotowanie kosztuje 6000 zł: 4600 zł pracy i 1400 zł wydatków zewnętrznych. Przy marży kwotowej z realizacji 36 000 zł uproszczony próg równowagi wynosi około 16,67% szansy wygranej.
| Wielkość | Kwota w przykładzie | Znaczenie |
|---|---|---|
| Przygotowanie oferty | 6000 zł | Nakład ponoszony niezależnie od wygranej |
| Cena realizacji | 300 000 zł netto | Proponowane wynagrodzenie za zamówienie |
| Marża kwotowa przed przygotowaniem | 36 000 zł | Cena pomniejszona o założone koszty realizacji |
Za co płacisz, zanim wiadomo, kto wygra?
Przygotowanie oferty wymaga czasu pracy także wtedy, gdy nie wiąże się z osobną fakturą. Oddziel ten nakład od ceny wykonania zamówienia. Czytanie SWZ i sprawdzenie referencji należą do przygotowania; zakup materiałów do realizacji i wynagrodzenie ekipy wykonawczej należą do kosztów realizacji. Cena oferty to jeszcze inna wielkość: kwota proponowana zamawiającemu za zamawiany zakres.
Stosuj przyjęty koszt godziny pracy, nie stawkę sprzedażową. Zapisz uwzględnione narzuty i nie dodawaj ich ponownie. Uwzględnij także czas właściciela firmy, który mógłby wtedy pracować nad innym zleceniem.
Ile kosztuje przykładowe 34 godziny i trzy wydatki zewnętrzne?
W przykładowym budżecie sumujemy godziny pracy wszystkich osób, stosując pełny koszt ich zatrudnienia. Wydatki zewnętrzne podajemy netto przy założeniu odliczenia VAT. Jeśli firma ponosi koszt nieodliczalnego VAT, uwzględnij go w swojej kalkulacji.
| Czynność lub wydatek | Godziny i stawka albo kwota | Koszt |
|---|---|---|
| Analiza dokumentacji | 8 h × 125 zł/h | 1000 zł |
| Wycena zakresu | 12 h × 150 zł/h | 1800 zł |
| Dokumenty i potwierdzenia | 6 h × 100 zł/h | 600 zł |
| Kontrola techniczna | 4 h × 200 zł/h | 800 zł |
| Koordynacja i złożenie | 4 h × 100 zł/h | 400 zł |
| Zewnętrzna konsultacja prawna | 800 zł | 800 zł |
| Przygotowanie próbki i przesyłka | 400 zł | 400 zł |
| Prowizja za gwarancję wadialną | 200 zł | 200 zł |
| Razem | 34 h: 4600 zł; wydatki: 1400 zł | 6000 zł |
Jak sprawdzić sumę bez podwójnego liczenia
W tym budżecie konsultację prawną i kontrolę techniczną wykonują różne osoby; każdą usługę liczymy raz.
- Zsumuj czas: 8 + 12 + 6 + 4 + 4 = 34 godziny.
- Zsumuj koszt pracy: 1000 + 1800 + 600 + 800 + 400 = 4600 zł.
- Dodaj wydatki zewnętrzne: 800 + 400 + 200 = 1400 zł; łącznie 6000 zł.
To budżet konkretnego zakresu przygotowania. Dodatkowe próbki, ponowna wycena po zmianie SWZ lub obsługa późniejszego wezwania mogą go zwiększyć.
Czy pieniężne wadium dopisać do kosztu oferty?
Pieniężne wadium nie jest bezzwrotną opłatą za udział. Może podlegać zwrotowi, ale przepisy przewidują także zatrzymanie. Załóżmy wymaganą kwotę 5000 zł. Wpłata wymaga gotówki i czasowo blokuje środki; ewentualny koszt finansowania policz osobno.
Tabela zakłada zamiast tego gwarancję i prowizję 200 zł. Prowizja jest kosztem uzyskania zabezpieczenia, a 5000 zł to jego suma, nie kolejna pozycja tego budżetu. Nie dodawaj jednocześnie prowizji za wybraną gwarancję i alternatywnej wpłaty pieniężnej jako dwóch kosztów tej samej czynności. Warunki gwaranta, wymagane zabezpieczenia i ryzyko zatrzymania wadium sprawdź odrębnie.
Przy jakiej szansie wygranej budżet się równoważy?
Przyjmijmy cenę realizacji 300 000 zł netto i koszt realizacji 264 000 zł. Różnica wynosi 36 000 zł, czyli 12% ceny. Jest to marża kwotowa przed odjęciem kosztu przygotowania oferty i podatku dochodowego. Zakładamy stały koszt realizacji i brak dodatkowych strat po wygranej.
Uproszczony wynik oczekiwany to prawdopodobieństwo wygranej pomnożone przez 36 000 zł, minus 6000 zł przygotowania. Koszt przygotowania ponosisz w obu przypadkach. Próg równowagi, czyli break-even, wynosi 6000 / 36 000 = 1/6, około 16,67%.
| Założona szansa | Obliczenie | Wynik oczekiwany |
|---|---|---|
| 10% | 0,10 × 36 000 − 6000 | −2400 zł |
| 20% | 0,20 × 36 000 − 6000 | 1200 zł |
| 30% | 0,30 × 36 000 − 6000 | 4800 zł |
Co się zmieni, jeśli marża będzie niższa?
Przy tej samej cenie i marży 8% zostaje 24 000 zł przed kosztem przygotowania. Próg równowagi rośnie do 6000 / 24 000 = 25%. Przy szansie 20% wynik wynosi wtedy 4800 − 6000 = −1200 zł, zamiast dodatnich 1200 zł. Sama zmiana założenia o marży odwraca więc wynik porównania.
Tabela porównuje trzy założone szanse wygranej. Do oszacowania własnych wykorzystaj historię podobnych ofert. Obliczenie obejmuje marżę z realizacji i koszt przygotowania; osobno policz podatki, finansowanie, skutki opóźnień płatności i możliwego wzrostu kosztów realizacji.
Co zanotować, gdy przygotowanie trwa dłużej niż planowano?
Oddziel pracę już wykonaną od kosztu dokończenia. Nie uzasadniaj dalszych wydatków wyłącznie zdaniem „tyle już na to poświęciliśmy”. Sprawdź, co jeszcze trzeba zrobić, czy zmienił się zakres i jakie inne zadanie zajęłoby ten sam zespół. Wcześniejszy nakład pozostaje w podsumowaniu całej oferty, nawet jeżeli rezygnujesz z dalszej pracy.
Po zakończeniu porównaj planowane i rzeczywiste godziny. Dopisz przyczynę różnicy: brak referencji, nowy formularz czy zmianę zakresu.
Pytania i odpowiedzi
Czy uwzględniać czas pracowników etatowych?
Tak, w analizie nakładu pracy. Nie oznacza to, że każda godzina powoduje dodatkowy przelew. Rozróżnij koszt przypisany do oferty i nowe wydatki gotówkowe.
Czy 20% szansy oznacza jedną wygraną na pięć ofert?
Nie gwarantuje takiego wyniku w konkretnej serii. Tutaj 20% jest wyłącznie założeniem do porównania wariantów, nie prognozą opartą na danych.
Czy porównywać koszt przygotowania z ceną zamówienia?
Nie z samą ceną. Z przychodu trzeba sfinansować realizację. W przykładzie do porównania służy pozostała marża kwotowa, przed odjęciem przygotowania.
Źródła i dalsza lektura
PZP: art. 97 i 98 w zakresie wadium.
Prawo zamówień publicznych: tekst ujednolicony w ELICo zrobić teraz?
- Zbierz godziny od osób przygotowujących ofertę.
Godziny analizy, wyceny, przygotowania dokumentów, kontroli i wysyłki, pomnożone przez pełny koszt godziny pracy.
- Dopisz wydatki zewnętrzne bez podwójnego liczenia.
Koszty próbek, przesyłek, konsultacji i gwarancji. Przy wadium pieniężnym zaplanuj środki na wpłatę oraz ewentualny koszt finansowania.
- Porównaj budżet przygotowania z założeniami realizacji.
Decyzja, ile firma akceptuje wydać na ofertę i kto zatwierdza przekroczenie tego budżetu.
Analizy spraw i pojęcia do tego tematu
- Rażąco niska cena: jak powiązać kosztorys z ofertą i dowodami
- Rażąco niska cena
- Czy uwzględniać czas pracowników etatowych?
- Czy 20% szansy oznacza jedną wygraną na pięć ofert?